Die Akte, die Ihnen sagt, was ansteht
Eine digitale Akte ist schnell gebaut. Die Kunst ist, dass sie den Tag ordnet: Was ist dringend, was wartet, was ist erledigt – ohne dass jemand Listen führt.
Dringlichkeit auf einen Blick
Die Aktenliste sortiert nicht alphabetisch, sondern nach Handlungsbedarf. Die Ampel wird bei jedem Aufruf aus überfälligen Fristen, überfälligen Aufgaben, offenen Rechnungen und ungelesenen Portal-Nachrichten berechnet – niemand pflegt sie von Hand, und gespeichert wird sie nicht. Fristen wiegen dabei am schwersten: Sie sind haftungsrelevant und stehen deshalb als erster Grund.
Dazu trägt jede Akte ihren rechtlichen Verfahrensstand: eine Phasen-Pipeline je Rechtsgebiet, vom Eingang bis zum Abschluss. Phasenwechsel landen automatisch im Aktenverlauf.
- Akten-Cockpit: Fristen, Aufgaben, Beteiligte, Nachrichten und Verlauf auf einem Bildschirm
- Arbeitsliste auf dem Dashboard: Überfällig, Heute, Diese Woche – Aufgaben direkt abhakbar, Fristen bewusst nicht
- Posteingang: neue Uploads, Portal-Nachrichten und Mandatsanfragen an einem Ort
Von der Anfrage zur Akte, ohne Doppelerfassung
Was der Interessent selbst einträgt, wird später die Akte. Dazwischen liegt genau eine Entscheidung – und die trifft ein Mensch.
Die Anfrage kommt herein
Ein öffentliches Anfrageformular je Rechtsgebiet, verlinkbar von Ihrer Website oder Ihrem Brancheneintrag. Die Anfrage landet als Lead in einer Pipeline mit Wiedervorlage; die Eingangsbestätigung geht automatisch heraus.
Juracta prüft den Bestand
Ist die Gegenseite bereits Mandantin? Taucht der Name bei den Beteiligten früherer Akten auf? Geprüft wird in beide Richtungen, ohne Zwischenspeicher. Das Ergebnis ist eine Entscheidungsgrundlage – die Entscheidung bleibt bei Ihnen (§ 43a BRAO).
Sie übernehmen in die Akte
Ein Klick macht aus dem Lead die Akte: Stammdaten, Gegenseite und Notizen wandern mit, die Gegenseite wird als Beteiligte erfasst, das Rechtsgebiet übernommen. Nichts wird zweimal getippt.
Was sonst über den Tag verteilt liegt
- Kalender & Termine
- Ein Gerichtstermin hängt immer an einer Akte und schlägt Vorbereitungsaufgaben vor („Terminsvorbereitung, 7 Tage vorher“). Dazu Kollisionswarnung, Erinnerungsvorlauf je Termin und ICS-Export.
- Beteiligte & Kontakte
- Gegner, Gegenanwälte, Gerichte, Versicherungen – je Akte erfasst und kanzleiweit auffindbar, mit Blick darauf, in welchen Akten eine Person auftaucht. Speist die Konfliktprüfung.
- Wenn-Dann-Automatisierungen
- „Wird eine Arbeitsrechts-Akte angelegt, erstelle die Erstberatungs-Aufgabe.“ Regeln ohne Programmierung, für Aufgaben, Hinweise und interne E-Mails. Fristen legt die Automatisierung bewusst nie an.
- Aktenvermerk § 50 BRAO
- Der Vermerk in der Handakte wird angelegt und bleibt stehen: Änderung und Löschung weist der Server ab, nicht nur die Oberfläche. Notizen an Dokumenten und Fristen bleiben änderbar.
- Globale Suche Strg + K
- Ein Tastendruck, ein Feld, alle Bereiche: Akten, Dokumente, Uploads, Fristen, Aufgaben, Notizen, Leads, Kontakte.
- Phasen-Pipeline je Rechtsgebiet
- Eigene Abfolge für Arbeits-, Miet- und Familienrecht, vom Eingang bis zum Abschluss. Jeder Phasenwechsel landet automatisch im Aktenverlauf.
Akten & Organisation – kurz beantwortet
Kann ich meine Aktenzeichen-Systematik behalten?
Ja. Aktenzeichen sind frei – bestehende Nummernkreise führen Sie einfach fort. Beim Import aus dem Altsystem bleiben die Zeichen erhalten.
Wer sieht welche Akten?
Das regelt die Rechteverwaltung: Bereiche (Akten, Dokumente, Abrechnung, …) und Einzelrechte (anlegen, bearbeiten, löschen, versenden) lassen sich je Person setzen – mit Rollen wie „Kanzleileitung“ als Ausgangspunkt.
Ersetzt die Ampel eine Fristenkontrolle?
Nein – sie ergänzt sie. Die Ampel priorisiert die Arbeit; die Fristenkontrolle läuft über Fristenrechner, Vier-Augen-Prinzip und Eskalation. Beides greift ineinander.
Legen Sie eine Akte an.
Der Rest ordnet sich darum.
Kanzleiname und E-Mail – den Rest richten wir mit Ihnen ein.